Als jemand, der täglich mit den unterschiedlichen Versionen von Microsoft Outlook arbeitet, kann ich bestätigen: Outlook ist mehr als nur ein E-Mail-Programm. Die verschiedenen Versionen – das klassische Outlook, das neue Outlook und die Webversion – bieten ihre eigenen Vorzüge und Herausforderungen.
Klassisches Outlook: Der bewährte Alleskönner
Das klassische Outlook hat sich über die Jahre hinweg als äußerst robust und zuverlässig erwiesen. Es bietet eine Fülle an Funktionen, die perfekt für den professionellen Einsatz abgestimmt sind. Ob es darum geht, umfangreiche Regeln für den Posteingang zu erstellen, Kalender zu verwalten oder Mails effizient zu kategorisieren – die klassische Version hat in vielen Bereichen immer noch die Nase vorn. Kein Wunder also, dass es bei vielen nach wie vor die erste Wahl ist.
Neues Outlook: Die Zukunft in Sicht
Das neue Outlook hingegen ist auf dem besten Weg, das klassische Modell einzuholen. Besonders die Möglichkeit, das serverseitige Senden von E-Mails zu planen, sowie das einfache Kopieren von Terminen und Serienterminen, sind echte Game-Changer. Gerade in Arbeitsumgebungen, die Flexibilität und schnelles Reagieren erfordern, sind diese Features äußerst nützlich. Allerdings merkt man hier und da, dass das neue Outlook noch nicht alle Funktionen des Klassikers bietet. Besonders bei den Regeln und der Automatisierung gibt es noch Luft nach oben.
Ein paar Funktionen sind außerdem noch recht fehlerbehaftet und nicht ausgereift. Die Sendungsverzögerung hinkt leider immer wieder und bringt somit nicht wahnsinnig viel. Hier ist eine entsprechende Regel im klassischen Outlook doch deutlich verlässlicher und besser einstellbar, zumal maximal 10 Sekunden Verzögerung einen doch nervös werden lassen, wenn es darum geht eine fälschlich versendete Mail wieder einzufangen.
Auch der Aufgabenbereich mit dem integrierten ToDo Teil funktioniert noch nicht verlässlich und ist noch unhandlich.
Viele Features sind allerdings bereits enthalten und machen das arbeiten auch angenehm, man muss nur ein wenig umdenken. In der laufenden Entwicklung werden die fehlenden Funktionalitäten mit Sicherheit bald nachgerüstet, um dem klassischen Outlook ebenbürtig zu werden.
Outlook Webversion: Flexibilität im Browser
Die Webversion von Outlook hat ebenfalls einiges zu bieten, vor allem was die Integration neuer Funktionen angeht. So kann man nun direkt im Kalender buchbare Zeiten für Bookings-Seiten einstellen – ein nahtloseres Zusammenspiel der Apps also. Trotz dieser fortschrittlichen Features bleibt die Webversion jedoch für viele eine Ergänzung und keine vollständige Alternative zur klassischen Desktop-Version. Generell bringt Sie allerdings alle Funktionen des neuen Outlook mit sich.
Die Outlook-App: Noch Verbesserungsbedarf
Ein Bereich, in dem Outlook allerdings noch deutlich nachbessern muss, ist die Smartphone-App. Die fehlende Unterstützung für Kategorien und Suchordner macht es schwierig, mobil den gleichen Komfort und die gleiche Effizienz wie am Desktop zu erreichen. Hier hoffen wir auf baldige Verbesserungen, denn der Bedarf ist definitiv da.
Fazit: Die richtige Kombination macht’s
Letztendlich zeigt die Erfahrung: Der effektivste Weg, Outlook voll auszuschöpfen, liegt in der geschickten Kombination der klassischen und der Webversion. So kann man das Beste aus beiden Welten nutzen und seine Arbeitsabläufe optimal gestalten. Natürlich ist es verständlich, dass nicht jeder die Zeit hat, sich intensiv mit allen Microsoft Outlook-Versionen auseinanderzusetzen. Wer sich unsicher ist, welche Optionen am besten passen, sollte abwägen, welche Funktionen am wichtigsten sind.
Für all jene, die tiefer in die Materie einsteigen oder sich weiterbilden möchten, bieten wir maßgeschneiderte Schulungen und Beratungen rund um Outlook und Microsoft 365 an. Denn mit dem richtigen Know-how lässt sich die Software noch effizienter nutzen – und der Arbeitsalltag um einiges erleichtern.